Dejar de usar planillas Excel:
Las planillas son una excelente herramienta cuando la información a administrar es limitada y pasa por pocas manos. Sin embargo, cuando tenemos que gestionar un equipo de varias personas trabajando en un mismo archivo simultáneamente o en varios archivos sincronizados, las cosas suelen complicarse bastante rápido. Armar un repositorio de varias planillas sincronizadas, desarrollar macros complejos, y asegurarnos de que los usuarios completan la información correcta en la celda correcta puede ser una pesadilla.
Con un CMMS, la información se sincroniza instantáneamente en la base de datos registrando el usuario que realizó cada paso de la orden de trabajo, los errores son minimizados mediante listas predefinidas en cada campo de la orden de trabajo además de poder agregar información extra como imágenes o registrar consumo de piezas.
Tener un repositorio de información de activos:
Podremos centralizar todos los datos técnicos de nuestros equipos en una base de datos estructurada de una forma amigable para el personal de mantenimiento e ingeniería. Podremos listar los equipos filtrando por su ubicación, su categoría, fabricante o cualquier otra característica según el cometido que estemos buscando. Accederemos inmediatamente a la información técnica del equipo (escaneando el código QR o buscándolo en la base de datos) como marca, modelo, núm. de serie, lista de materiales, fotos, manuales, procedimientos, historial de trabajo y todo registro relacionado a ese equipo.
Generación automática de órdenes de mantenimiento preventivo:
He visto todo tipo de “invento” para no olvidarse de generar los mantenimientos programados en fecha: Calendarios pegados en la pared, citas de calendario outlook, planillas de Excel con formato condicional, macros con un alto grado de complejidad.
Todos en cierta forma cumplen su cometido, pero requieren una integración de distintas herramientas (papel, calendario, planilla Excel) y además son difíciles de mantener (no creo que nadie quiera dedicar mucho tiempo al mantenimiento del sistema de gestión de mantenimiento).
Una vez diseñado y configurado el mantenimiento preventivo en nuestro CMMS, simplemente debemos definir las frecuencias de generación basadas en fechas, lecturas de medidor o condiciones de inspección y las órdenes de trabajo se generarán y asignarán automáticamente.
¿Cual ha sido tu experiencia implementando CMMS? ¿Que opinas de la importancia de esos beneficios?